Privacyverklaring DiVa Sport
25 okt 2026 ·
Wie zijn wij
DiVa Sport B.V. is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring. Wij zijn een administratiekantoor voor sport- en cultuurverenigingen en stichtingen, en werken onder de naam DiVa MKB ook voor zzp'ers, eenmanszaken en kleine bedrijven.
Wij gaan zorgvuldig om met jouw gegevens en houden ons aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). In deze verklaring lees je welke gegevens wij verwerken, waarom, hoe lang en welke rechten je hebt.
Contactgegevens
DiVa Sport B.V. Stockholm 13 2993 LM Barendrecht Telefoon: 0180 - 24 32 46 E-mail: info@diva-sport.nl KvK-nummer: 95126384
Welke persoonsgegevens wij verwerken
Wij verwerken persoonsgegevens die je zelf aan ons geeft, bijvoorbeeld via e-mail, telefoon of ons contactformulier, of omdat je klant bij ons bent. Het gaat om:
- naam, functie en de organisatie waarvoor je contact met ons opneemt (bijvoorbeeld je vereniging);
- contactgegevens, zoals e-mailadres, telefoonnummer en adres;
- de inhoud van je bericht of vraag;
- gegevens die nodig zijn voor onze offertes, facturen en betalingen;
- als je solliciteert: je cv, motivatie en andere gegevens die je met ons deelt;
- als je de chatbot op onze website gebruikt: de vragen die je stelt (zie het kopje Chatbot op onze website);
- als je je aanmeldt voor een webinar van de DiVa Sport Academie: je naam, e-mailadres en organisatie.
Waarvoor wij jouw gegevens gebruiken
Wij gebruiken persoonsgegevens alleen voor duidelijke doelen en op een wettelijke grondslag uit de AVG.
Doel
Grondslag
Beantwoorden van je vraag of verzoek
Gerechtvaardigd belang
Opstellen van offertes en uitvoeren van onze dienstverlening
Uitvoering van een overeenkomst
Facturatie en betalingen
Uitvoering van een overeenkomst
Voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals de fiscale bewaarplicht
Wettelijke verplichting
Organiseren van webinars waarvoor je je aanmeldt
Toestemming
Beoordelen van sollicitaties
Gerechtvaardigd belang
Verbeteren van onze chatbot en website
Gerechtvaardigd belang
Wij gebruiken jouw gegevens niet voor geautomatiseerde besluitvorming en verkopen ze nooit aan anderen.
Gegevens die wij verwerken voor onze klanten
Voor onze klanten verzorgen wij de financiële administratie en de salarisadministratie. Daarbij verwerken wij persoonsgegevens van bijvoorbeeld leden, vrijwilligers, trainers en medewerkers van de vereniging of het bedrijf. Denk aan namen, bankgegevens, salarisgegevens en het burgerservicenummer (BSN) voor de loonaangifte.
Voor deze gegevens is onze klant de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker. Wij verwerken ze alleen in opdracht van de klant en volgens de afspraken in de verwerkersovereenkomst die wij met de klant sluiten. Heb je een vraag over deze gegevens, neem dan eerst contact op met de vereniging of organisatie waarbij je betrokken bent.
Chatbot op onze website
Op onze website kun je vragen stellen aan een digitale assistent (chatbot). Om de chatbot en de informatie op onze website te verbeteren, bewaren wij de vragen die bezoekers typen of aanklikken, het antwoord dat de chatbot gaf en de datum en tijd. Wij vragen niet om je naam, e-mailadres of andere contactgegevens, en de chatbot plaatst geen cookies.
Wij verzoeken je om geen persoonsgegevens in de chat te typen. Doe je dat toch, dan verwijderen wij deze zodra wij ze tegenkomen.
De vragen worden opgeslagen via Google Formulieren en Google Spreadsheets. Google verwerkt deze gegevens in onze opdracht en kan daarbij technische gegevens ontvangen, zoals je IP-adres. Wij gebruiken de gegevens alleen voor het verbeteren van onze chatbot en website, op basis van ons gerechtvaardigd belang.
Hoe lang wij gegevens bewaren
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor wij ze hebben verzameld, of dan de wet voorschrijft.
Gegevens
Bewaartermijn
Vragen via e-mail, telefoon of contactformulier
1 jaar na afhandeling
Klantgegevens, offertes en facturen
7 jaar na afloop van het boekjaar (fiscale bewaarplicht)
Sollicitatiegegevens
4 weken na afloop van de procedure, of 1 jaar met jouw toestemming
Aanmeldingen voor webinars
1 jaar na het webinar
Vragen aan de chatbot
Maximaal 6 maanden
Voor gegevens die wij voor klanten verwerken, gelden de bewaartermijnen uit de verwerkersovereenkomst met die klant.
Delen met anderen
Wij delen jouw gegevens alleen met anderen als dat nodig is voor onze dienstverlening of als de wet ons dat verplicht. Met partijen die in onze opdracht gegevens verwerken, sluiten wij afspraken om de beveiliging en vertrouwelijkheid te waarborgen. Wij werken onder andere met:
- boekhoudsoftware: AFAS, SnelStart en e-Boekhouden;
- Microsoft 365, voor e-mail en documentopslag;
- JouwWeb, de aanbieder van onze website;
- Google, voor het opslaan van vragen aan de chatbot;
- de Belastingdienst en andere overheidsinstanties, als de wet ons dat verplicht.
Sommige van deze partijen kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken, bijvoorbeeld in de Verenigde Staten. Dat gebeurt alleen als er passende waarborgen zijn volgens de AVG, zoals het EU-VS Data Privacy Framework of standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
Verwijzen wij je door naar een partner, bijvoorbeeld voor juridisch advies, dan delen wij je gegevens alleen met jouw toestemming.
Cookies
Onze website maakt gebruik van functionele cookies die nodig zijn om de website goed te laten werken. Deze cookies worden geplaatst door JouwWeb, de aanbieder van onze website. Ze verzamelen geen gegevens voor advertenties of profielen.
[Controleren: gebruiken jullie ook analytische cookies, zoals Google Analytics of de statistieken van JouwWeb? Vermeld die dan hier, met het doel en of er toestemming voor wordt gevraagd.]
Je kunt cookies uitschakelen of verwijderen via de instellingen van je browser. Sommige onderdelen van de website werken dan mogelijk minder goed.
Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om jouw gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en onbevoegde toegang. Zo hebben alleen medewerkers die de gegevens nodig hebben voor hun werk toegang, werken wij met beveiligde verbindingen en beveiligen wij onze accounts met sterke wachtwoorden en tweestapsverificatie.
Heb je de indruk dat jouw gegevens niet goed beveiligd zijn of dat er sprake is van misbruik? Neem dan direct contact met ons op via info@diva-sport.nl.
Jouw rechten
Je hebt het recht om:
- je persoonsgegevens in te zien;
- onjuiste gegevens te laten corrigeren;
- je gegevens te laten verwijderen;
- de verwerking van je gegevens te laten beperken;
- bezwaar te maken tegen de verwerking op basis van gerechtvaardigd belang;
- je gegevens in een gangbaar bestandsformaat te ontvangen (dataportabiliteit);
- je toestemming in te trekken, als wij je gegevens op basis van toestemming verwerken.
Stuur je verzoek naar info@diva-sport.nl. Wij reageren binnen een maand. Om misbruik te voorkomen kunnen wij je vragen je te identificeren.
Ben je niet tevreden over hoe wij met jouw gegevens omgaan? Laat het ons weten, dan zoeken wij samen naar een oplossing. Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.
Wijzigingen
Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld als onze dienstverlening of de wet verandert. De meest actuele versie staat altijd op onze website. Deze versie is vastgesteld op 25 oktober 2026.